Vacature: afdelingssecretaresse

Referentie: HLS-V3541

Klant / soort bedrijf

Pensioen en levensverzekeringsmaatschappij

Werklocatie:

Den Haag

Functiecategorie

Administratief/secretarieel

Functienaam

Afdelingssecretaresse, Directie secretaresse/management assistent, Secretaresse

Opleiding

MBO, HBO

Dienstverband

Fulltime

Salarisindicatie € / mnd, bruto

2000 tot 2500

 

Direct solliciteren

Bedrijfsprofiel

Onze opdrachtgever is een verzekeringsmaaktschappij voor de kunst en cultuursector. Niet zomaar een van de vele verzekeringsmaatschappijen, maar een bijzondere. Met producten die perfect aansluiten bij de behoeften van mensen die werkzaam zijn in de culturele sector.

Het is een gedreven club mensen met een financiële knobbel, maar ook met een warm plekje in ons hart voor kunstenaars. Wij begrijpen dat een leven voor de kunst meer met passie dan met glamour te maken heeft. Dat het ook met onzekerheid, risico's en offers gepaard gaat. En dat het inkomen van kunstenaars niet altijd even stabiel is, maar afhankelijk kan zijn van succes op een gegeven moment.

Zij verzorgen de de verzekeringen en pensioenen voor deze specifieke groep.

Beschrijving functie

Functieprofiel

Functienaam Afdelingssecretaresse

Rapporteert aan
Medewerkers van de afdeling en voor afdelingsinhoudelijke zaken aan Coördinator

Doel van de functie
Ondersteuning verlenen aan het goed laten functioneren van de afdeling waarbij de nadruk ligt op serviceverlening, juistheid en tijdigheid

Kernactiviteiten
·Bestuurssecretariaat fondsen, d.w.z. notuleren en uitwerken notulen van de bestuursvergadering, verzorgen en verzenden van agenda en bijbehorende stukken
·Bijhouden en bewaken uitvoering besluiten en acties besturen
·Bijhouden en bewaken projecten en/of afspraken medewerkers afdeling
·Redactie en afhandeling van de te verzenden post
·Zelfstandig uitvoeren van de standaardcorrespondentie
·Opvang telefoon bij afwezigheid of niet beschikbaar zijn van medewerkers
·Bewaken en actualiseren procedures met bijbehorende beschrijvingen
·Bewaken en actualiseren standaardformulieren en bewaken huisstijl
·In samenspraak met coördinator jaarplanning activiteiten afdeling opstellen, uitwerken en bewaken
·PR/marketing van de afdeling, d.w.z. beheren en bewaken van algemene uitingen naar buiten o.a. nieuwsbrief en internetsite

Resultaatgebieden
·Correspondentie wordt tijdig en juist afgehandeld
·Besluitenlijst en actielijst zijn binnen een week na de vergadering klaar
·Notulen zijn binnen de afgesproken termijn na de vergadering klaar
·Tijdig verzenden agenda vergadering en bijbehorende stukken

Competenties (kennis, vaardigheden, eigenschappen)
·HBO- werk- en denkniveau, bij voorkeur een secretariële opleiding
·Algemene kennis van de gevoerde producten en regelingen
·Minimaal 1 jaar relevante werkervaring
·Initiatief Meer doen dan is vereist of verwacht in een functie. Acties ondernemen die werkresultaten verbeteren, kansen signaleren of creëren of problemen voorkomen, zonder dat daar om gevraagd is.
·Sensitiviteit Zich bewust tonen van andere mensen en de omgeving alsmede de eigen invloed hierop. Gedrag dat getuigt van het onderkennen van – vaak onuitgesproken – gevoelens, gedachten en behoeften van anderen.
·Kwaliteitsbewustzijn Waarde hechten aan kwaliteit en orde. Hoge eisen stellen aan eigen werk en aan dat van anderen.
·Samenwerken Met anderen samenwerken aan, hen ondersteunen bij en motiveren tot een gezamenlijk resultaat. Tonen van bereidheid om verantwoordelijkheid te dragen.
·Plannen & organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en benodigde acties, tijd en middelen aangeven om de bepaalde doelen te kunnen bereiken, rekening houdend met eisen en afhankelijkheden.
·Klantgerichtheid Onderzoeken van en anticiperen op de wensen en behoeften van de klant en hiernaar handelen.