Vacature: Ervaren directie secretaresse (on-hold)

Referentie: HLS-V2595

Klant / soort bedrijf

Automobielbedrijf

Werklocatie:

Rijswijk

Functiecategorie

Administratief/secretarieel

Functienaam

Administratief medewerker, Office manager, Secretaresse

Opleiding

MBO, HBO

Dienstverband

Fulltime

Salarisindicatie € / mnd, bruto

2500 tot 3500

 

Direct solliciteren

Bedrijfsprofiel

Onze opdrachtgever is een gerenommeerd automobielbedrijf met allure. Deze succesvolle organisatie is een wereldmerk, letterlijk en figuurlijk. Deze importeur staat in de top 5 van de grootste en best uitgeruste bedrijven in haar markt.

Beschrijving functie

Voor onze opdrachtgever, een zeer bekend internationaal autobedrijf, voor het hoofdkantoor te Rijswijk zijn we per direct op zoek naar een ervaren directie secretaresse.

De functie is per 1 december a.s. full time te vervullen

a. Organisatie

Naasthogere chef :
Directe chef : Directeur Verkoop.
Medewerkers : Geen.


b. Doelstelling

Levert een bijdrage aan de doelstelling van de onderneming middels het zorgdragen voor een optimale administratieve en organisatorische ondersteuning van de Directeur Verkoop en Dealer Operations (DO).
Het attenderen op voor de bedrijfsvoering relevante zaken.


c. Verantwoordelijkheden

Is direct of indirect verantwoordelijk voor:
-de postverwerking (inkomend en uitgaand) van de Directeur Verkoop en DO;
-het archiefbeheer;
-het bijhouden en bewaken van door de Directeur Verkoop en DO af te handelen tijdgeboden activiteiten en het uitvoeren van de daaruit voortvloeiende werkzaam-heden;
-het voeren van de correspondentie, concipiëren van brieven en tekstverwerking;
-het opmaken van PowerPoint presentaties;
-het doorverbinden, verwijzen en zelfstandig afhandelen van telefoongesprekken;
-het voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en het bewaken van het daaruit voortvloeiende activiteitenplan;
-het regelen van zakenreizen, het onderhandelen over kosten en het bewaken van de uitvoering bij afwezigheid van collega directiesecretaresse;
-de ontvangst van gasten voor de Directeur Verkoop;
-het coördineren van administratieve werkprocessen van algemene aard.

d. Resultaatgebieden
Levert (in)direct bijdragen aan onderstaande resultaatgebieden van:
-voldoende telefonische bereikbaarheid.
Financieel:
-een doelmatige en zorgvuldige organisatie van zakenreizen tegen goede prijs-kwaliteit maatstaven bij afwezigheid van collega directiesecretaresse (7);
-een effectieve besteding van de reis- en verblijfkosten van de Directeur Verkoop en DO (7);
-correct verwerkte en afgewikkelde onkostenrapportages van de Directeur Verkoop en DO (10).
Klanttevredenheid/Productkwaliteit:
-een tijdige afhandeling van inkomende en een correcte behandeling van uitgaande post (1);
-het in overeenstemming met de huisstijl correct afgewikkelde correspondentie (4);
-een klantvriendelijke en effectieve behandeling van het telefoonverkeer (5);
-een gastvrij ontvangst van gasten (8).
Productiviteit (doelmatigheid):
-een toegankelijk en actueel achief (2);
-bijgehouden agenda’s en een tijdige attendering op afspraken (3,6);
-een doelmatige en zorgvuldige secretariële ondersteuning van vergaderingen (6);
-een doelmatige en zorgvuldige organisatie van zakenreizen tegen goede prijs-kwaliteit maatstaven (7);
-tijdige beschikbaarheid van informatie ten behoeve van de Verkoop (10).


e.Specifieke bevoegdheden

Is bevoegd tot:
-het voeren van prijsonderhandelingen met reisorganisaties en hotels.


f.Uitvoerende managementtaken en -bevoegdheden

Niet van toepassing.


g.Specifieke functiekenmerken

-een werk- en denkniveau vergelijkbaar met secundair beroepsonderwijs niveau 4+,
bijvoorbeeld opleiding Directiesecretaresse/management-assistent aangevuld met
opleiding Europees Secretaresse

Extra informatie:
Je behoort in deze functie tot het directiesecretariaat en werkt op dezelfde kamer met de directiesecretaresse van de algemeen directeur. Bij diens afwezigheid neem jij haar taken waar.
De afdeling verkoop bestaat naast de directeur uit vier andere afdelingen (dealer operations, Netword Strategy, Planning en Logistics en Direct Sales en een sales support groep (onder de directeur).

Iemand met een goed geheugen, iemand die verbanden kan leggen en samenhang kan zien tussen allerlei ogenschijnlijk op zich zelf staande informatie om daarmee preventief te werken.
Iemand met affiniteit met automobielen in het algemeen of bijzonder is een pre/wenselijk.