Vacature: Projectmedewerker ProjectManagementBureau

Referentie: HLS-V19917

Klant / soort bedrijf

gemeentelijke instelling

Werklocatie:

Rotterdam

Functiecategorie

Administratief/secretarieel

Functienaam

Administratief medewerker, Afdelingssecretaresse, Directie secretaresse/management assistent

Opleiding

MBO

Dienstverband

Fulltime

Salarisindicatie € / mnd, bruto

in overleg

 

Solliciteren tot: 16 november 2026

Bedrijfsprofiel

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.

Beschrijving functie

Projectmedewerker ProjectManagementBureau
Cluster Stadsontwikkeling

Als projectmedewerker binnen het Projectmanagementbureau van Stadsontwikkeling ben je de steunpilaar voor projectmanagers en teamleden. Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie van administratieve taken, agendabeheer, notuleren van vergaderingen, en het bewaken van de voortgang van projecten. Je ondersteunt de projectmanager door de nodige operationele en administratieve ondersteuning te bieden, zodat projecten efficiënt en effectief verlopen.

Jouw functie
Als projectmedewerker ben jij het eerste aanspreekpunt voor administratieve en facilitaire zaken. Je biedt zelfstandige ondersteuning aan de projectmanager(s) en fungeert als "ontzorger". Jij bent de spin in het web, flexibel en in staat snel te schakelen. Je verzorgt o.a. agendabeheer, het inplannen van afspraken, notuleren en bewaakt de voortgang van acties. Daarnaast pak je ad-hoc taken op en ondersteun je bij de organisatie van teamactiviteiten en bijeenkomsten.
Het werken in projecten is hectisch en veelzijdig. Rotterdam is altijd in beweging en jouw werk ook. Je hebt een brede rol, maar je bent in ieder geval bezig met de volgende werkzaamheden:

• Projectcoördinatie en planning: Je organiseert, plant en bewaakt de voortgang van acties, zorgt voor de uitvoering van projectactiviteiten en maakt efficiënte planning mogelijk.
• Ad-hoc ondersteuning: Van het beheren van complex agenda’s tot het organiseren van vergaderingen en teamactiviteiten, je pakt spoedzaken op en zorgt voor naadloze ondersteuning.
• Procesbewaking: Je voert controles uit op de voortgang van projectactiviteiten, signaleert knelpunten en helpt bij het herstructureren van processen indien nodig.
• Omgevingsbewust en proactief: Je bent in staat om snel te schakelen tussen verschillende taken en hebt altijd oog voor de context en impact van jouw werk binnen het project en de bredere organisatie.
• Communicatie en rapportage: Je fungeert als het eerste aanspreekpunt voor administratieve zaken, met als doel een goede communicatie- en informatiehuishouding binnen het projectteam te waarborgen.

Je komt te werken in het gebied Merwe-vierhavens (M4H), waar een complexe gebiedsontwikkeling plaatsvind. Het gebied verandert de komende jaren naar een bruisend stadsdeel met woningen, horeca, evenementen, onderwijs en cultuur. De bedrijvigheid van M4H Rotterdam Makers District richt zich op duurzame economie en duurzame innovatie. Duurzaamheid is vervlochten de opgaves en ambities van dit gebied, waar jij als professional aan bijdraagt.

Jouw profiel
Als resultaatgerichte projectmedewerker haal je energie en plezier uit het optimaal ontzorgen en ondersteunen van je team, in zowel een faciliterende als een actieve rol. Je bent initiatiefrijk, komt uit jezelf met voorstellen en ideeën en onderneemt actie waar nodig. Je zoekt proactief naar praktische verbeteringsmogelijkheden. Werken in projectmanagement betekent dat je planmatig en accuraat te werk gaat. Je stelt je flexibel op en past je eigen handelen aan bij te verwachten afwijkende resultaten. Je werkt zelfstandig aan het zorgvuldig en met grote precisie uitvoeren van jouw taken. Je levert tijdig het afgesproken resultaat.
Als projectmedewerker is het belangrijk dat je stressbestendig bent. Je functioneert effectief onder tijdsdruk en blijft rustig, vriendelijk en open. Bij (tijds)druk stel je prioriteiten, en koppelt op tijd terug als dit niet lukt. Je staat open voor constructieve feedback, en blijft je ontwikkelen in je rol. Uiteraard staat integriteit bij jou hoog in het vaandeel en heb je een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Je bent je bewust van de omgeving en je bent betrokken. Tot slot ben je communicatief en adviesvaardig en beheers je de Nederlandse taal uitstekend zowel in woord als geschrift.

Eisen
• Je beschikt over minimaal een afgeronde Mbo-4 opleiding;
• Je hebt minimaal 18 maanden werkervaring bij een gemeentelijke of andere semi)overheidsorganisatie,opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als projectmedewerker of projectsecretaris met ondersteunende werkzaamheden, opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
• Je hebt werkervaring met notuleren in een projectteam;
• Je hebt werkervaring met agendabeheer;
• Je hebt werkervaring met Microsoft Officeprogramma’s, waaronder Excel, Word, Outlook en MS Teams.
• Je hebt werkervaring als projectmedewerker in het fysieke domein, bijvoorbeeld bij bouw- of gebiedsontwikkelingsprojecten. Geef in je cv minimaal één concreet voorbeeld waaruit jouw rol en werkzaamheden blijken.

Wensen
• Je hebt werkervaring als projectmedewerker of (project)secretaris in projecten op het vlak van duurzaamheid: Benoem werkervaring in het CV waaruit dit blijkt;
• Je hebt werkervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor interne en externe betrokkenen: Benoem en beschrijf werkervaring in het CV waaruit dit blijkt;
• Je hebt werkervaring met het organiseren van bijeenkomsten en evenementen voor bewoners, bedrijven of lokale initiatieven. Geef in je cv minimaal één concreet voorbeeld waaruit jouw rol en werkzaamheden blijken;
• Je hebt werkervaring met het tegelijkertijd ondersteunen van meerdere projectteams: Benoem werkervaring in het CV waaruit dit blijkt;