Vacature: PMO

Referentie: HLS-V19888

Klant / soort bedrijf

vereniging van Gemeente

Werklocatie:

den haag/thuis

Functiecategorie

Administratief/secretarieel

Functienaam

Directie secretaresse/management assistent

Opleiding

HBO

Dienstverband

Parttime

Salarisindicatie € / mnd, bruto

in overleg

 

Solliciteren tot: 24 augustus 2026

Bedrijfsprofiel

De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 355 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren. Die vraag stellen we ook aan jou!

Beschrijving functie

Het is de missie van het team implementatie- en uitvoeringsondersteuning in de domeinen (IUD) om gemeenten te ondersteunen en te faciliteren bij de implementatie van (nieuwe) wetgeving in hun uitvoeringsprocessen. Dit gebeurt onder andere in grote veranderprogramma’s, zoals op het gebied van bestaanszekerheid en schuldhulpverlening. Ook wordt structurele(re) uitvoeringsondersteuning in de domeinen vormgegeven, als opvolging op of naast de implementatieondersteuning. Tot slot wordt in
dit team de regie op ketensamenwerking gericht op de uitvoering met andere overheidsorganisaties vormgegeven. Hiervoor heeft dit team structureel contact met de gemeentelijke uitvoeringsnetwerken, zodat het specialistische kennis en expertise opbouwt en onderhoudt en een stevige verbinding met de gemeentelijke netwerken inricht.

Omschrijving van de opdracht
Voor de programma's ODDW, Inburgering en Proactieve Dienstverlening zoeken wij een Project Management Officer (PMO) die de projectleiders ondersteunt bij de dagelijkse beheersing en organisatie van de projecten.
• ODDW (tot medio 2028): aanjagen en faciliteren van gemeenten bij digitale
dienstverlening in het werkdomein, samen met ketenpartners als UWV, BIDN, BKWI en LORA, waaronder de implementatie van VUM.
• Inburgering (spoor 1 tot Q2 2027, brede uitrol vanaf Q1 2027): gemeenteljke aansluiting op RP2, via ondersteuning van koplopergemeenten en leveranciers en brede implementatie voor alle gemeenten.
• Proactieve Dienstverlening (eerste fase tot en met 2028): implementatie van de wet proactieve dienstverlening SZW, met in de eerste fase de coördinatie van lokale experimenten gegevensdeling.

Alle drie de programma's kennen vaste subsidie- en verantwoordingskaders, periodieke rapportages en samenwerking met gemeenten, leveranciers en ketenpartners. De PMO brengt structuur aan, houdt overzicht over planning, acties, risico's en resultaten, en
ondersteunt bij overleggen, rapportages en besluitvorming. De projectleider blijft verantwoordelijk voor de inhoud en besluitvorming; de PMO ondersteunt. Er is ruimte om door te groeien naar een meer zelfstandige rol richting project- of programmasecretaris.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
Projectbeheersing en planning
• Ondersteunen van de projectleiders bij planning, organisatie en voortgangsbewaking
• Opstellen en actualiseren van planningen, werkplannen en Kanban-/Planner overzichten
• Monitoren van mijlpalen, producten, afhankelijkheden, risico's en knelpunten
• Bewaken van deadlines en collega's aanspreken op afgesproken acties
• Bijhouden van actie-, besluiten- en afsprakenlijsten en de opvolging daarvan Overleg en besluitvorming
• Organisatorisch en inhoudelijk voorbereiden van interne en externe projectoverleggen
• Zorgen voor agenda's, stukken, verslaglegging en opvolging van afspraken
• Ondersteunen bij projectdocumenten, presentaties, notities en besluitvormingsstukken Rapportage en verantwoording
• Verzamelen en structureren van informatie voor voortgangsrapportages en managementinformatie
• Ondersteunen bij periodieke rapportages die aan de subsidiekaders zijn verbonden
• Ondersteunen bij financiële en capaciteitsmatige overzichten Informatie, documentatie en borging
• Zorgen voor een overzichtelijke projectadministratie en documentstructuur
• Borgen dat besluiten, afspraken en resultaten vindbaar en herleidbaar zijn vastgelegd
• Bijdragen aan het uniformeren van de PMO-werkwijze binnen het team Bestaanszekerheid (samen met de senior programmasecretaris) Bijeenkomsten, stakeholders en samenwerking
• Eerste aanspreekpunt zijn voor praktische en organisatorische zaken, betrokken bij communicatie
• Organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten, werksessies en kennissessies met gemeenten en ketenpartners
• Onderhouden van contact- en planningsprocessen met gemeenten, leveranciers en ketenpartners
• Nauw samenwerken met projectleiders, adviseurs, communicatie, financiële ondersteuning en overige secretarissen Specifiek per project
• Ondersteuning digitale dienstverlening werkdomein (ca. 16 uur per week): planning en voortgang van implementatieactiviteiten, ondersteuning rond VUM, overleggen met UWV, BIDN, BKWI en LORA
• Inburgering (ca. 8 uur per week): voortgang koplopergemeenten en leveranciers, organiseren koplopersbijeenkomsten en kennissessies, contact met DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs) en COA (Centraal Orgaan opvang asielzoekers), beheer basistoolkit RP2
• Proactieve Dienstverlening (ca. 8 uur per week week): planning en administratie van experimenten gegevensdeling (o.a. rond de AIO-kwijtschelding), overzicht deelnemende gemeenten, bewaking halfjaarlijkse rapportagemomenten

Resultaat van de opdracht
De inzet van de PMO bestaanszekerheid zorgt ervoor dat de drie projecten beschikken over een actuele en werkbare planning, met inzichtelijke acties, besluiten, mijlpalen, risico's en afhankelijkheden. Projectleiders beschikken tijdig over informatie over voortgang en
afwijkingen, project overleggen zijn goed voorbereid en afspraken worden aantoonbaar opgevolgd. De projectdocumentatie is logisch, actueel en toegankelijk ingericht, en de benodigde voortgangs- en verantwoordingsrapportages kunnen efficiënt en tijdig worden
opgesteld. Er is sprake van een herkenbare, zoveel mogelijk uniforme PMO-werkwijze over de drie projecten, relevante kennis en besluiten zijn aantoonbaar geborgd, en de projectleiders worden aantoonbaar ontlast in de dagelijkse projectorganisatie en
beheersing. Gedurende de opdracht ontwikkelt de PMO zich bovendien naar het zelfstandiger uitvoeren van onderdelen van projectbeheersing en projectsecretariaat, als basis voor mogelijke doorgroei naar een project- of programmasecretarisfunctie.

Eisen
Het ingediende cv en eventueel de aangeleverde motivatiebrief moet aantonen dat aangeboden kandidaat minimaal beschikt over onderstaande eisen.
Aantoonbaarheid kan blijken uit het weergeven van de behaalde opleidingen, werkervaring of referentieprojecten in ingediend cv.
• Kandidaat beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau, aantoonbaar door een afgeronde hbo-opleiding of minimaal vijf jaar relevante werkervaring.
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in project-, programma- of PMO-ondersteuning, waarvan minimaal 2 jaar opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring in minimaal twee projecten of programma’s waarin werd samengewerkt met meerdere interne én externe organisaties of stakeholders.
• De kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met PMO‑werkzaamheden, waaronder planning, voortgangsbewaking, actie- en besluitenlijsten, projectadministratie, overlegvoorbereiding en het aanleveren van informatie voor voortgangsrapportages of managementinformatie.

Competenties
De functie vereist de volgende competenties, die worden getoetst in de (eventuele) gespreksronde:
• Plannen & organiseren
• Samenwerken & afstemmen
• Communicatieve vaardigheden (schriftelijk en mondeling)
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit
• Proactief handelen
• Nauwkeurigheid & kwaliteitsgerichtheid
• Goede beheersing van de Nederlandse taal

Wensen
1. Aantal jaren aantoonbare ervaring met PMO- of projectondersteuning binnen of voor gemeenten dan wel gemeentelijke samenwerkingsverbanden.
2. Geef aan hoeveel jaren aantoonbare ervaring de kandidaat heeft binnen het sociaal domein of domein bestaanszekerheid, zoals Werk & Inkomen, Inburgering, Schulden of gemeentelijke dienstverlening.
3. Geef aan hoeveel jaren aantoonbare ervaring de kandidaat heeft met de ondersteuning van digitaliserings-, gegevensuitwisselings- of implementatieprojecten waarin ketensamenwerking met meerdere organisaties centraal staat.
4. Geef aan in hoeveel projecten of programma’s de kandidaat aantoonbaar gelijktijdig ondersteuning heeft geboden, waarbij gebruik is gemaakt van PMO-instrumenten zoals projectplanningen, actie- en besluitenlijsten, risicologs, Kanban of Planner.