Vacature: Managementassistent – Afdeling Nieuwkomers

Referentie: HLS-V19849

Klant / soort bedrijf

gemeentelijke instelling

Werklocatie:

Rotterdam

Functiecategorie

Administratief/secretarieel

Functienaam

Directie secretaresse/management assistent

Opleiding

MBO

Dienstverband

Parttime

Salarisindicatie € / mnd, bruto

3000 tot 3750

 

Solliciteren tot: 28 januari 2026

Bedrijfsprofiel

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.

Beschrijving functie

Als managementassistent ben je verantwoordelijk voor veel dingen! Eén van je belangrijkste taken is ondersteunen van de teammanager, de 4 teamleiders en je collega’s. Ook ben je een aanspreekpunt voor de medewerkers en teamleiders die met vragen aankloppen. Dit zijn vaak facilitaire vragen, zoals bijvoorbeeld het bestellen van voorraden voor de afdeling, lunches of attenties voor medewerkers. Je draagt zorg voor het organiseren van overleggen, evenementen en activiteiten, en zorgt waar nodig voor de verslaglegging. Ook het bijhouden van de mailbox van zowel de afdelingsmanager als de secretariaat box(en) behoren tot één van je dagtaken. Kortom, een afwisselende functie en waarbij jij de schakel bent tussen verschillende partijen.


Je verantwoordelijkheden omvatten onder andere:
• Het beheren van (complexe) agenda’s en het daarbij behorende e-mailverkeer. In het beheer van de e-mail filter je zelfstandig de vergaderstukken, vragen en acties die voorkomen en handelt deze af waar mogelijk;
• Naast de ondersteuning aan de afdelingsmanager en de teamleiders pak je verzoeken op die via de algemene secretariaat mailbox binnenkomen. Voorkomende verzoeken als het plannen van (Teams-) vergaderingen en vergaderruimtes, het aanvragen van inkoop gerelateerde zaken of het organiseren van (grote) bijeenkomsten of retraites zijn hier onderdeel van;
• Het doen van bestellingen (Oracle bestellen) en het maken van bestelaanvragen;
• Het ondersteun van de afdeling bij overstijgende aangelegenheden.

Jouw profiel
Een echt organisatietalent, die zich niet snel uit het veld laat slaan en graag de handen uit de mouwen steekt! Je weet met humor en flexibiliteit te anticiperen op de omstandigheden waarbij je ook prioriteiten weet te stellen. Je bent resultaatgericht en hebt een proactieve instelling. Daarnaast ben je representatief en beschik je over een uitstekende mondelinge, schriftelijke en administratieve vaardigheden. Snel schakelen is voor jou een koud kunstje en onder druk blijf je prima presteren. Zorgvuldigheid is een van jouw belangrijkste eigenschappen. Je bent een ontzorger die vooruitdenkt en werkt waardoor alles soepel verloopt. Je houdt ervan om zowel zelfstandig als in teamverband te werken en je kunt tegen stress en drukte om je heen. Daarnaast heb je een hoge betrouwbaarheidsfactor; je zegt wat je doet en doet wat je zegt. Collega’s kunnen op je bouwen. Verder werk je accuraat.
Samen resultaten neerzetten past bij jou en doe je met goede communicatieve vaardigheden. Het organiseren van bijeenkomsten doe je graag! Je wilt bijdragen aan een goed welkom voor Vluchtelingen in Rotterdam en je bent een vraagbaak voor de afdeling.

Eisen
• Je beschikt minimaal over een afgeronde mbo-4 opleiding;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met agendabeheer, het organiseren van bijeenkomsten en teamactiviteiten opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het bijhouden van registraties en het verzorgen van bestellingen (zoals bloemen, catering etc.) opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt werkervaring met Microsoft Office.

Wensen
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen het sociaal domein in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in de dienstverlenende sector;
• Je hebt werkervaring binnen een overheidsinstelling;
• Je hebt een secretariële opleiding afgerond;
• Je hebt kennis van en ervaring met Oracle EBS/Cloud, Module Inkoop.

De afdeling
Het team vluchtelingen bestaat uit een teammanager met een secretaris en vier teams met elke een teamleider:
• Sociaal Beheer & Matching – Coördineert het dagelijks beheer van opvanglocaties en de plaatsing van vluchtelingen.
• Bedrijfsvoering – Beheert financiën, contracten en interne processen.
• Huisvesting – Verantwoordelijk voor het vinden en inrichten van opvanglocaties.
• Sociaal Domein – Richt zich o.a. op bestuurlijke advisering, vertalen beleid naar uitvoering en samenwerking met partners op gebied van zorg, onderwijs en welzijn van vluchtelingen.