Vacature: Office Manager Energiesysteem

Referentie: HLS-V19833

Klant / soort bedrijf

gemeentelijke instelling

Werklocatie:

rotterdam/thuiswerkend

Functiecategorie

Administratief/secretarieel

Functienaam

Directie secretaresse/management assistent, Office manager

Opleiding

MBO, HBO

Dienstverband

Fulltime

Salarisindicatie € / mnd, bruto

in overleg

 

Solliciteren tot: 29 januari 2026

Bedrijfsprofiel

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.

Beschrijving functie

Als office manager bij het programmateam energiesysteem van de afdeling Duurzaamheid, ben je de rechterhand van de programmamanager en de secretaris. Samen organiseren jullie het behalen van de programmadoelen door bijvoorbeeld succesvolle subsidies en ander financieel-juridisch instrumentarium in te zetten. Daarnaast bied je (administratieve) ondersteuning bij de organisatorische, financiële - en administratieve sturing van de projecten en beleidstrajecten. Kortom, je krijgt een divers pallet aan ondersteunende werkzaamheden. Zorgen voor een prettige samenwerking met de collega’s op de afdeling hoort hier ook bij.

Jouw werkzaamheden zijn in belangrijke mate:
• Je ondersteunt de programmateams bij het opstellen, uitvoeren, beheren en beoordelen van subsidieregelingen en/of maatwerksubsidies;
• Je ondersteunt de programmateams bij de administratie en organisatie van innovatieprogramma’s, beleidstrajecten en/of uitvoeringsagenda’s;
• Je communiceert tijdig en duidelijk met alle betrokkenen en bent gericht op een excellente uitvoering;
• Als je kansen ziet voor (proces)verbetering pak je deze proactief op.

Je komt terecht in het opgaveteam Schone Energie van de afdeling Duurzaamheid. In het opgaveteam zijn programma’s ondergebracht voor de opwek van zonne-energie, - windenergie en voor ontwikkelingen in het energiesysteem.

Jouw profiel
We zoeken een betrouwbare, punctuele en enthousiaste teamplayer. Je bent een leergierige professional die leergierig en communicatief vaardig is en de financiële en administratieve kant van (subsidie)projecten goed begrijpt. Je bent een ervaren ondersteuner die goed kan prioriteren en hoofd- en bijzaken kan onderscheiden. Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken. Je bent gewend om voor verschillende teams te werken, waarbij je in staat bent om het overzicht te behouden. Daarnaast ben je in staat om snel te schakelen, een spoedvraag die binnenkomt pak je gemakkelijk op. Door jouw proactieve houding weet je de verschillende teams te ontzorgen, zie je wat er moet gebeuren en denk je mee over mogelijke verbeterprocessen. Jij bent een aanpakker die ziet wat er nodig is en voegt de daad bij het woord. Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift. Daarnaast ben je ondernemend en resultaatgericht.

Eisen
·Je hebt minimaal een afgeronde mbo4-opleiding in de richting van dienstverlening en management;
·Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in een financiële en administratieve ondersteunende functie, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
·Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring bij een overheidsorganisatie;
·Je hebt aantoonbare werkervaring met Oracle administratiesoftware, opgedaan in de afgelopen 2 jaar.

Wensen
•Je hebt ervaring met het ondersteunen van subsidieprogramma’s;
•Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;
•Je hebt ervaring met het ondersteunen van een team wat werkt aan de energietransitie en bent bekend met het jargon in deze sectoren;
•Je hebt werkervaring met MS Office- 365 applicaties (Word, Outlook, Excel en Powerpoint, Teams, Sharepoint en One Drive).

De afdeling
De afdeling Duurzaamheid bestaat sinds 2019. We zijn dé plek binnen de gemeente Rotterdam waar alles samenkomt op het gebied van duurzaamheid. We zijn als afdeling verantwoordelijk voor kennisopbouw en -deling. We stimuleren en initiëren nieuwe activiteiten en we signaleren waar beleid schuurt.