Vacature: management assistent

Referentie: HLS-V19731

Klant / soort bedrijf

Gemeente

Werklocatie:

westland

Functiecategorie

Administratief/secretarieel

Functienaam

Directie secretaresse/management assistent

Opleiding

HBO

Dienstverband

Fulltime

Salarisindicatie € / mnd, bruto

in overleg

 

Direct solliciteren

Bedrijfsprofiel

Gemeentelijke instelling regio groot rotterdam

Beschrijving functie

In deze functie ondersteun je het team in tal van opgaven en reguliere processen. Je draagt zorgt dat het bestuurlijk overleg tussen wethouder, directeur en afdeling goed verloopt. Bij grotere bijeenkomsten, zoals het jaarlijkse sportgala, uitblinker en themabijeenkomsten samen met ketenpartners, ben jij de spin in het web en je zorgt dat alles op rolletjes loopt in de aanloop naar deze bijeenkomsten. Samen met je collega’s van het team communicatie zorg je ervoor dat deze bijeenkomsten goed verlopen en onder de aandacht worden gebracht. Je biedt hand en spandiensten aan het team bij de uitvoering van het werk binnen het sociaal domein. Dit kan van alles zijn, bijvoorbeeld het maken van een folder of geven van ondersteuning aan het armoedeplatform.

Hoe een werkdag er ongeveer uitziet
In deze functie heb je nooit een standaard werkdag maar het kan er als volgt uit zien.

‘s Ochtends heb je overleg met je collega’s van communicatie over het jaarlijkse sportgala. Daarna bereid je de agenda voor van het bestuurlijk overleg. Tussendoor ontvang je nog een telefoontje met een vraag van een collega. Uiteraard pak je dit zo snel mogelijk op.

Na de lunch heb je afstemming met de welzijnsorganisatie over de volgende themabijeenkomst over Eenzaamheid. Vervolgens neem je deel aan de werkgroep die bezig is met de uitvoering van het lokaal preventieakkoord. Met nog een onverwacht telefoongesprek en het afhandelen van je mail tussendoor vliegt de tijd.

Tevreden sluit je je laptop af. Morgen weer een nieuwe dag vol uitdagingen!

eisen
Minimaal een afgeronde HBO opleiding;
Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met ondersteuning in logistieke en facilitaire taken Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als procesondersteuner/office manager . Aantoonbare werkervaring met ICT-hulpmiddelen, zaaksystemen én documentenbeheer
Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met het plannen, voorbereiden, organiseren van bestuurlijke overleggen en het bewaken van uitgezette acties
Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar bij het ondersteunen en implementeren van verbeterprocessen (duidelijk weergeven in het cv middels een toelichting/voorbeeld)
Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen een overheidsorganisatie
Is flexibel beschikbaar en inzetbaar én kan ook fysiek aanwezig zijn