Vacature: project assistent / ondersteuner

Referentie: HLS-V19721

Klant / soort bedrijf

Deze organisatie Het Havenbedrijf versterkt de concurrentiepositie van Rotterdamse havens

Werklocatie:

rotterdam/thuis

Functiecategorie

Administratief/secretarieel

Functienaam

Directie secretaresse/management assistent

Opleiding

HBO, WO

Dienstverband

Fulltime

Salarisindicatie € / mnd, bruto

in overleg

 

Solliciteren tot: 12 november 2026

Bedrijfsprofiel

Het Havenbedrijf Rotterdam (HbR) is actief voor heel de haven. Het Havenbedrijf Rotterdam werkt aan het versterken van de concurrentiepositie van de Rotterdamse haven. De haven van vandaag én morgen. Alle (inter)nationale ondernemingen die hier actief zijn, hebben het allergrootste belang bij een bereikbare en duurzame ‘Port of Rotterdam’, die kan blijven groeien. Het Havenbedrijf biedt klanten daarom alles wat nodig is voor de vlotte en veilige doorvoer en bewerking van grondstoffen en goederen. Ook heeft het oog voor de werk- en leefomgeving in de haven én investeert het doorlopend in bestaand en nieuw havengebied.

Beschrijving functie

Je gaat werken binnen de afdeling Project Management Office (PMO) als onderdeel van de hoofdafdeling Port Development (PD). Binnen Port Development werken we met elkaar aan kleine en grote projecten in en rondom de haven, waarbij de ontwikkeling van een veilige, slimme en duurzame haven centraal staat.

Functieomschrijving
Wij zoeken een enthousiaste en energieke project assistent die het leuk vindt om een belangrijke ondersteunende rol te vervullen binnen onze projectenomgeving. Je houdt je bezig met een scala aan administratieve, organisatorische en inkoop-gerelateerde werkzaamheden binnen verschillende projecten.
De nadruk van deze functie ligt op het ondersteunen van het inkoopproces. Denk hierbij aan het verwerken van inkoopaanvragen, het aanmaken en wijzigen van opdrachten in SAP, het opstellen van opdrachtbrieven en het begeleiden van het facturatieproces. Daarnaast ondersteun je projectteams bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden.

Deze functie richt zich nadrukkelijk op projectondersteuning en het inkoopproces. Werkzaamheden op het gebied van projectplanning, risicomanagement en projectbeheersing behoren niet tot deze functie.
Je werkt dagelijks samen met projectteams bestaande uit onder andere projectmanagers, engineers en projectbeheersers. Daarnaast maak je deel uit van een project support team. Binnen dit team ondersteunen collega's elkaar bij piekbelasting, afwezigheid en verlof. Collegialiteit en samenwerking vinden wij daarom erg belangrijk.

Belangrijkste werkzaamheden

Toetsen of inkoopaanvragen passen binnen geldende richtlijnen en afgesloten contracten;
Verwerken van inkoopopdrachten in SAP en verzorgen van de communicatie richting leveranciers;
Opstellen van opdrachtbrieven en verwerken van contractgerelateerde administratie;
Administreren en begeleiden van het facturatieproces;
Onderhouden van projectdossiers en administraties;
Organiseren en faciliteren van projectoverleggen en waar nodig verzorgen van verslaglegging;
Ondersteunen bij het organiseren van projectgerelateerde bijeenkomsten en evenementen.
Functie eisen
Functie-eisen

Ervaring binnen een administratieve of ondersteunende functie in een projectomgeving;
Ervaring met projectmatig werken;
Ervaring met inkoop-, contract- of financiële administratieve processen;
Ervaring met SAP en/of Fiori is een sterke pré;
Ervaring binnen bouw-, infra- of technische projectomgevingen is een pré;
Secretariële vaardigheden ten behoeve van plannen, organiseren en notuleren;
Goede kennis van Microsoft Office 365, waaronder Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, Teams en SharePoint;
Goede beheersing van de Nederlandse taal. Beheersing van de Engelse taal is een pré.
Competenties
Accuraat en kwaliteitsgericht;
Sterk in plannen en organiseren;
In staat overzicht te behouden en prioriteiten te stellen;
Communicatief vaardig en klantgericht;
Kritisch op processen en gericht op continue verbetering;
Proactief en initiatiefrijk;
Flexibel en oplossingsgericht;
Teamspeler met gevoel voor samenwerking.