Vacature: project assistent

Referentie: HLS-V19668

Klant / soort bedrijf

Deze organisatie Het Havenbedrijf versterkt de concurrentiepositie van Rotterdamse havens

Werklocatie:

Rotterdam

Functiecategorie

Administratief/secretarieel

Functienaam

Administratief medewerker, Afdelingssecretaresse

Opleiding

MBO

Dienstverband

Fulltime

Salarisindicatie € / mnd, bruto

2750 tot 4000

 

Solliciteren tot: 20 juni 2025

Bedrijfsprofiel

Het Havenbedrijf Rotterdam (HbR) is actief voor heel de haven. Het Havenbedrijf Rotterdam werkt aan het versterken van de concurrentiepositie van de Rotterdamse haven. De haven van vandaag én morgen. Alle (inter)nationale ondernemingen die hier actief zijn, hebben het allergrootste belang bij een bereikbare en duurzame ‘Port of Rotterdam’, die kan blijven groeien. Het Havenbedrijf biedt klanten daarom alles wat nodig is voor de vlotte en veilige doorvoer en bewerking van grondstoffen en goederen. Ook heeft het oog voor de werk- en leefomgeving in de haven én investeert het doorlopend in bestaand en nieuw havengebied.

Beschrijving functie

Wij zoeken een vrolijke en energieke project assistent, die het leuk vindt om zich bezig te houden met een breed scala aan administratieve en organiserende taken in een dynamische projectenomgeving. Enerzijds ben je onderdeel van en de smeerolie binnen de verschillende projectteams, bestaande uit o.a. een projectmanager, een engineer en een projectbeheerser. Anderzijds ben je onderdeel van de afdeling Support, een vaste basis waar men op elkaar terug kan vallen bij werkdruk en verlof. Collegialiteit en onderlinge samenwerking vinden we binnen dit team belangrijk.

Belangrijkste werkzaamheden
toetst of inkoopaanvragen passen binnen vastgestelde richtlijnen en afgesloten inkoopcontracten;
verwerkt inkoopopdrachten en zorgt voor de juiste communicatie hiervan richting de leverancier;
administreert en begeleidt het facturatieproces;
bent verantwoordelijk voor een accurate Digitale Project Omgeving (projectdossier);
faciliteert de projectteam overleggen en zorgt indien nodig voor verslaglegging;
draagt bij aan de communicatie richting de afdeling of projectteams, wat concreet betekent dat je gesprekspartner bent voor diverse interne afdelingen;
draagt bij aan het organiseren en regelen van project gerelateerde evenementen.



Functie eisen
Specifieke kennis:
Ervaring met projectmatig werken;
Ervaring met werken binnen een projectenomgeving;
Ervaring met werken in bouwprojecten bij opdrachtgevende organisaties;
Financiële ervaring, waarbij kennis van SAP gewaardeerd wordt;
Secretariële vaardigheden voor het plannen van afspraken, het organiseren van vergaderingen en/of het notuleren
Kennis en ervaring met; SharePoint, Microsoft Office pakket, Office 365: Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote en Teams
Goede beheersing van de Nederlandse taal. Engels is een pré.

Competenties:
Accuraat en gericht op het bieden en leveren van kwaliteit, waarbij je overzicht weet te behouden en knelpunten signaleert
Kritische werkhouding op het proces
Communicatief sterk, open en transparant
Goed overzicht kunnen bewaren en prioriteren (je laat je niet snel gek maken)
Oplossingsgericht: creatief denken en handelen
Neemt initiatief en stelt zich flexibel op. Handelt pro-actief
Organiserend vermogen