Vacature: management assistent

Referentie: HLS-V19661

Klant / soort bedrijf

vereniging van Gemeente

Werklocatie:

den haag/deels thuiswerk

Functiecategorie

Administratief/secretarieel

Functienaam

Directie secretaresse/management assistent

Opleiding

HBO

Dienstverband

Parttime

Salarisindicatie € / mnd, bruto

in overleg

 

Solliciteren tot: 27 april 2026

Bedrijfsprofiel

De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 355 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren. Die vraag stellen we ook aan jou!

Beschrijving functie

De IBD ondersteunt de Nederlandse gemeenten op het gebied van informatiebeveiliging en
privacy. De IBD ondersteunt gemeenten bij preventie, detectie en coördinatie en fungeert als
Computer Security Incident Response Team (CSIRT). Daarnaast adviseert de IBD over de
Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Op het gebied van privacy richt de IBD zich onder
meer op het ondersteunen van gemeenten bij de uitvoering van de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG). Hierbij richt de IBD zich op: kennisdeling vanuit de IBD en tussen
gemeenten, netwerkvorming van Functionarissen Gegevensbescherming en Privacy Officers,
belangenbehartiging en het ontwikkelen van een bestuurlijk gedragen aanpak.


Als secretarieel ondersteuner bij de IBD werk je nauw samen met het hoofd IBD en de
coördinatoren en ben jij het organisatorische hart van het team. In deze functie onderhoud je
zowel interne als externe contacten, en houd je zicht op de voortgang van uiteenlopende
administratieve en secretariële taken. Denk hierbij aan het agendabeheer, organiseren en
notuleren van vergaderingen, opvolging van gemaakte afspraken, het bieden van administratieve
ondersteuning en aan het organiseren van zowel online als fysieke bijeenkomsten met zeer
uiteenlopende thema’s en deelnemers.

In alle dynamiek ben jij als ondersteuner een centraal rustpunt, weet jij de orde te bewaren, heb je
een oog voor het resultaat en blijf je gestructureerd werken. Je houdt ervan te schakelen tussen
verschillende werkzaamheden en bent goed in het plannen en organiseren. Je bent nieuwsgierig,
zelfstandig en niet bang om met nieuwe ideeën te komen, hebt een proactieve houding en bent
communicatief sterk. Je bent ook klantgericht en kan planmatig werken. Je bent een echte
teamspeler: je communiceert open, werkt graag samen met de collega’s in het team en streeft
samen naar het beste resultaat. Daarnaast kun je goed zelfstandig werken: je stelt prioriteiten,
bewaakt je eigen planning en neemt verantwoordelijkheid voor je werk.

Bij de IBD krijg je de ruimte je werkweek grotendeels zelf in te delen. Je bepaalt in overleg met je
leidinggevende en naaste collega’s op welke dagen je op kantoor bent en op welke dagen je thuis
werkt. We hebben een aantal vaste kantoordagen. Op deze dagen hebben we bijvoorbeeld
teambreed overleggen en staat samenwerken centraal.

Wel vragen we in deze rol om flexibiliteit: als centrale schakel in het team ben je het
aanspreekpunt voor IBD-collega’s maar ook voor andere afdelingen. Dit betekent dat je,
afhankelijk van de werkzaamheden en overlegmomenten, soms vaker op kantoor aanwezig zult
zijn dan gemiddeld.

Je belangrijkste verantwoordelijkheden zijn:
• Organiseren van overleggen en diverse bijeenkomsten (online en fysiek), zorgdragen voor
vergaderstukken, opvolgen van gemaakte afspraken en het bewaken van actiepunten;
• Beheren van de diverse Teams-omgevingen;
• Plannen van complexe afspraken;
• Ondersteuning bij in- en uitstroom van teamleden;
• Zorgen voor uniformiteit in werkwijzen en voortgang van processen;
• Meedenken in procesoptimalisatie;
• Uitvoeren van overige ondersteunende werkzaamheden en fungeren als back-up voor
bepaalde werkzaamheden van de projectcoördinator, zoals o.a. het beheer van de IBD
website en het beheren en doorvoeren van diverse administratieve verwerkingen en het
beoordelen op juistheid van de gegevens in het IBD CRM.


Je hebt gefungeerd als ‘spin in het web’ voor de IBD. Je hebt inhoudelijke en administratieve
ondersteuning geleverd ten behoeve van diverse werkgroepen, expertgroepen, webinars en
bespreekuren. Je hebt diverse bijeenkomsten (online en fysiek) georganiseerd en het team
ondersteund in de opvolging van gemaakte afspraken en actiepunten. Je hebt diverse
administraties en Teams-omgevingen beheerd, een soepele administratieve in- en uitstroom van
teamleden gefaciliteerd en voor collega’s iets geregeld bij leuke gelegenheden of minder blije
momenten. Je hebt zorggedragen voor uniformiteit in werkwijzen en de voortgang van de
processen en je hebt meegedacht in procesoptimalisatie.

eisen
• Een afgeronde opleiding op MBO niveau
• Minimaal 4 jaar ervaring in het ondersteunen van teams en managers, als secretaresse of ondersteuner
• Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het functioneel en/of technisch beheren van Microsoft Teams, inclusief het inrichten van teams, kanalen en rechtenstructuren, en het beheren van documentstructuren,
• Ervaring met Content Management Systemen (bij voorkeur WordPress)
• De kandidaat heeft recente ervaring, opgedaan in de afgelopen 5 jaar, met het organiseren van meer dan 5 bijeenkomsten per jaar voor meer dan 20 personen uit verschillende organisaties.


Wensen
De kandidaat beschikt over een bewezen trackrecord als secretarieel ondersteuner.
De kandidaat heeft recente ervaring met het organiseren van bijeenkomsten
De kandidaat heeft kennis van CRM systemen, bij voorkeur MS Dynamics
Is functioneel beheerder geweest van een CRMSysteem
Is functioneel beheerder geweest van MS Dynamics
De kandidaat heeft kennis van de gemeentelijke organisatie en bedrijfsvoering
Kandidaat heeft bij overige overheidsinstellingen gewerkt
Kandidaat heeft in een andere functie, nauw samengewerkt met gemeentelijke organisaties
Werkervaring op HBO Niveau,
Ervaring met Content Management Systemen (bij voorkeur WordPress)