Vacature: projectondersteuner

Referentie: HLS-V19597

Klant / soort bedrijf

gemeentelijke instelling

Werklocatie:

rotterdam / deel thuiswerk

Functiecategorie

Administratief/secretarieel

Functienaam

Office manager

Opleiding

MBO

Dienstverband

Fulltime

Salarisindicatie € / mnd, bruto

in overleg

 

Solliciteren tot: 2 mei 2025

Bedrijfsprofiel

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.

Beschrijving functie

Jouw taken met betrekking tot het ondersteunen van het programmateam en de programmamanager zien er als volgt uit:

•Plannen en organiseren van vergaderingen en afspraken en zorgen voor de logistieke planning;
•Bewaken van de agenda en zorgen voor tijdige opvolging en naleving van afspraken;
•Toezien op de planning van het programma en voortgang van acties;
•Tijdig signaleren van afwijkingen ten opzichte van de planning;
•Beheren van administratie door het bijhouden en ophalen van relevante documentatie.
•Verzamelen en verwerken van informatie en uitvoeren voorbereidende werkzaamheden.
•Onderzoeken en analyseren van vraagstukken en problemen. Denk daarbij aan het meedenken over voortgang, risico’s en knelpunten en voorstellen doen voor oplossingsrichtingen.
•Ondersteunen van communicatie door onder andere een bijdrage te leveren aan nieuwsbrieven.
•Ondersteunen bij het beheren van het projectbudget en bijdragen aan het opstellen van financiële rapportages.
•Dagelijks contact met de programmamanager en het programmateam over de voortgang, taken en deadlines
•Frequent contact met externe projectpartners over de planning en samenwerking.

Jouw profiel
Je bent een enthousiaste collega die weet wat nodig is en verantwoordelijkheid durft te nemen. Je bent resultaatgericht en levert een bijdrage aan het behalen van programmadoelen binnen de gestelde kaders en deadlines. Je bent flexibel en je kan snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden en prioriteiten wanneer de situatie daarom vraagt, zodat je in een dynamische omgeving effectief blijft bijdragen aan de programmadoelen. Je bent proactief en neemt zelf initiatieven om knelpunten op te lossen en verbeteringen te realiseren.
Samenwerken is voor jou essentieel. Je werkt effectief met collega’s om tot de beste oplossingen te komen. Je bent klantgericht. Je communiceert duidelijk op alle niveaus en zorgt voor een goede afstemming binnen het team en met alle partners.

Eisen
•Je hebt een MBO werk- en denkniveau. Dit blijkt bijvoorbeeld uit behaalde cursussen of werkervaring.
•Je hebt werkervaring met Microsoft Project of een vergelijkbaar projectmanagementprogramma.
•Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als projectondersteuner of in een vergelijkbare functie waarin je de genoemde werkzaamheden die onder Jouw Functie staan, hebt verricht. Deze werkervaring is opgedaan in de afgelopen 5 jaar.

Wensen
•Je bent in het bezit van een afgeronde mbo-opleiding leergang Projectmanagement of vergelijkbaar.
•Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als projectondersteuner binnen een (semi) overheidsorganisatie opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
•Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met geo-basisregistraties informatiemanagement, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
•Je hebt werkervaring met DIVA.


De afdeling
De afdeling Basisinformatie zet Rotterdam op de kaart! Basisinformatie zorgt voor het bijhouden van (wettelijke) geo-registraties en faciliteert het slimmer ontwikkelen en beheren van en met de stad Rotterdam. Wij zijn binnen de gemeente Rotterdam dé kennishouder op het gebied van de geo-informatievoorziening en zijn landelijk toonaangevend.