Vacature: Projectsecretaris Ruimtelijke Ordening

Referentie: HLS-V19590

Klant / soort bedrijf

gemeentelijke instelling

Werklocatie:

rotterdam / deel thuiswerk

Functiecategorie

Administratief/secretarieel

Functienaam

Directie secretaresse/management assistent

Opleiding

MBO

Dienstverband

Parttime

Salarisindicatie € / mnd, bruto

in overleg

 

Solliciteren tot: 9 december 2025

Bedrijfsprofiel

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.

Beschrijving functie

Als projectsecretaris ondersteun je de teams Ruimtelijke Ordening 1 en 2 bij het uitvoeren van diverse activiteiten, met als hoofdtaak het ondersteunen bij het tijdig en juist afhandelen van bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming. Daarnaast bied je administratieve ondersteuning bij inkoopverzoeken. Je helpt de teamleiders, beleidsadviseurs en projectmanagers bij het bewaken en begeleiden van de administratieve processen rondom deze werkzaamheden. Je komt terecht in een hectische, inhoudelijke omgeving met gedreven professionals, waarbij je ook soms als achtervang de teams Milieu en Wonen ondersteunt. De administratieve processen en inhoudelijke dossiers vragen om diverse vormen van ondersteuning, en jij zorgt ervoor dat deze processen in goede handen zijn. Bij ons krijg je de nodige verantwoordelijkheid en de ruimte om zelfstandig te werken.

Werkzaamheden:
•De tijdigheid en de kwaliteit van de afwikkeling van de bewonersbrieven, bestuurlijke post en - besluitvorming zijn van het grootste belang. Je registreert, bewaakt de termijnen en grijpt tijdig in als termijnen overschreden lijken te worden.
•Daarnaast word je gevraagd je in te zetten voor ondersteunende taken voor het team, de teamleider en de afdeling, bijvoorbeeld bij het plannen en organiseren van de teamoverleggen of inhoudelijke overleggen.
•Je verricht ondersteunende werkzaamheden voor het inkoopproces, als het aanmaken van bestelformulieren, het bewaken van de voortgang en het beantwoorden van allerlei inhoudelijke vragen.
•Maakt en bewaakt afspraken, helpt met organiseren van bijeenkomsten, ondersteuning bij vergaderingen (verslaglegging en bewaking).

Jouw profiel
Jij hebt een echte ‘hands-on mentaliteit’ en werkt graag projectmatig. Je voelt je verantwoordelijk voor je werkzaamheden en kunt goed schakelen tussen verschillende onderwerpen, terwijl je altijd het overzicht behoudt. Punctualiteit is voor jou vanzelfsprekend en je werkt het liefst zelfstandig. Toch zoek je de samenwerking op wanneer dat nodig is.
Je bent een generalist met uitstekende communicatieve vaardigheden en hebt een goed beheersing van het Nederlands in woord en geschrift! Het is een toffe baan in een leuk, hecht team met de nodige verantwoordelijkheid. We zoeken daarom ook iemand die deze verantwoordelijkheid kan dragen. Daarnaast is het voor jou geen probleem om op vrijdag te werken.

Eisen
•Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met Corsa of DIVA-BB.
•Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met e-Suite.
•Je hebt minimaal een afgeronde MBO-niveau 4 opleiding, in de administratieve richting (bijvoorbeeld MBO Business Services).
•Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als projectsecretaris.
•Je hebt ervaring met agendabeheer.
•Je hebt minimaal 3 jaar werkervering met het Microsoft Office-pakket.

Wensen
•Je werkt op vrijdag.
•Je hebt werkervaring met het schrijven en redigeren van teksten.
•Je beschikt over een certificaat schrijfvaardigheid op niveau B1.
•Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als ondersteuner bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners.

De afdeling
Je werkt binnen de afdeling Ruimte, Wonen & Milieu: een dynamische groep van zo’n 90 professionals die dagelijks werken aan ruimtelijke en programmatische opgaven voor de stad. Je maakt deel uit van het team Ruimtelijke Ordening, waarin je samenwerkt met ongeveer 40 collega’s uit verschillende disciplines, van stedenbouwkundigen tot milieuspecialisten. Binnen dit team ligt het accent op ruimtelijke strategie en programmatisch beleid op stads- en regioniveau, en op de doorvertaling daarvan naar gebieden in de stad.
Onze uitdaging is helder: goede groei mogelijk maken. De juiste functie, op de juiste plek, op het juiste moment. Dat vraagt om strategisch inzicht, integraal denken en vooral: daadkracht.