Vacature: Coördinator Management Ondersteuning

Referentie: HLS-V19511

Klant / soort bedrijf

gemeente

Werklocatie:

utrecht/thuis

Functiecategorie

Administratief/secretarieel

Functienaam

Directie secretaresse/management assistent

Opleiding

HBO

Dienstverband

Fulltime

Salarisindicatie € / mnd, bruto

in overleg

 

Direct solliciteren

Bedrijfsprofiel

Onze opdrachtgever is een gemeentelijk instelling.

Beschrijving functie

Binnen het cluster Bedrijfsondersteuning is het team Management Ondersteuning gepositioneerd. De Ontwikkel organisatie Ruimte is per 1 januari jl. gaan werken volgens een nieuwe structuur; dit betekent dat er 4 directeuren, 20 afdelingshoofden en een veelvoud aan teammanagers zijn, die ondersteuning nodig hebben bij hun dagelijkse werk. Voor het team betekent dit dat zij nu ondersteuning gaan leveren aan inhoudelijk gedreven afdelingen en managers.

Voor deze managers leveren zij agendabeheer, facilitaire zaken, organiseren van vergaderingen en evenementen, aanspreekpunt voor preventieadvies, etc. We zoeken een coördinator die het team verder ontwikkelt in de huidige setting binnen de organisatie en zorg draagt voor de invulling van de dagelijkse leidinggevende taken.

Als Coördinator is het jouw belangrijkste opdracht om een stevige structuur neer te zetten waarin de ondersteuningsprocessen soepel en gestructureerd verlopen.

Hierbij zijn klanttevredenheid en het in lijn brengen van de benodigde capaciteit van groot belang. Het goed kunnen schakelen van organisatiebelang naar oog voor de medewerkers is daarbij vanzelfsprekend voor je.

Wat ga je doen?
• Functioneel leidinggeven aan een team van ruim 20 managementassistenten en daarbij zorgen voor een veilige- en prettige werkomgeving.
• Zorgen voor voldoende bezetting, matching en achtervang.
• Continu werken aan het verbeteren en stroomlijnen van interne processen om een solide ondersteuning te waarborgen.
• Zorgdragen voor een professionele ontwikkeling van de management ondersteuners in een prettige, resultaatgerichte werkomgeving.
• Zorgen dat de directie en managers altijd beschikken over de juiste informatie en adviezen, zodat zij goed voorbereidt de werkdag in kunnen gaan.
• Ook ben je een vraagbaak voor je team en stemt in grote lijnen af met de manager bedrijfsondersteuning.

Resultaat van de opdracht
• Helpen opstellen jaarplan en samen met team uitvoering geven aan het plan.
• Lean maken van de huidige werkprocessen.
• Team een bestendige positie geven in de organisatie.  
• De juiste mens op de juiste plek.
• Ruimte vertegenwoordigen in concern brede ontwikkelingen.
• Onderzoek en implementatieplan meer gestandaardiseerde taken.

Jij hebt/bent:
• Minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Vakkennis op het gebied van management ondersteuning.
• Minimaal 2 jaar leidinggevende ervaring aan grote teams.
• Ervaring met en vaardigheden op het gebied van verandermanagement.
• Bij voorkeur werkervaring bij een overheidsorganisatie.
• Bij voorkeur aantoonbare ervaring als coördinator.

Daarnaast beschik je over de volgende competenties:
• Je hebt een talent om zaken snel te organiseren.
• Je hebt oog voor detail.
• Je hebt een verbindende en coachende stijl van leiderschap.
• Je zorgt voor een efficiënte inzet van het team binnen de afdelingen.

Goed om te weten
Gesprekken zijn gepland op 27 februari 2025. Het secretariaat zal contact opnemen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. De gesprekken vinden plaats in het Stadskantoor van de gemeente Utrecht.