Vacature: project assistent stadsontwikkeling

Referentie: HLS-V19509

Klant / soort bedrijf

middel grote gemeente in de regio rotterdam

Werklocatie:

schiedam / thuis

Functiecategorie

Administratief/secretarieel

Functienaam

Secretaresse

Opleiding

MBO

Dienstverband

Parttime

Salarisindicatie € / mnd, bruto

in overleg

 

Direct solliciteren

Bedrijfsprofiel

Deze gemeente telt ruim ruim 78.000 inwoners, een wendbare, flexibele organisatie die openstaat voor vernieuwing, onderdeel uitmaakt van de samenleving en die nieuwe oplossingen daadwerkelijk tot uitvoering brengt. Dit doen we samen met inwoners en ondernemers door volop ruimte te maken voor innovatie, experimenten en initiatieven en door het lef te hebben om onnodige bureaucratie overboord te doen.

Beschrijving functie

PROJECTASSISTENT

Een project assistent heeft 3 belangrijke rollen;
- administratief
- secretarieel
- beleidsmatig

Projectondersteuning:
De projectassistent ondersteunt de projectleider bij de dagelijkse werkzaamheden van het project. De projectassistent werkt zelfstandig en is pro-actief in de hieronder genoemde werkzaamheden.
De projectassistent is in staat de werkzaamheden zelfstandig te plannen, organiseren en bewaken.

Projectcommunicatie:
Maakt in overleg met PM afspraken en beheert de agenda van de PM
Beantwoordt vragen tijdig, zoals raadsvragen
Weet wie binnen de organisatie waarvoor verantwoordelijk is
Maakt verslagen van de overleggen en zorgt voor de Aviertjes (qua optijd aanleveren)
Maakt begeleidend schrijven en korte notities, adviesnota’s en brieven in overleg met PM
Zorg in overleg met de PM voor externe communicatie
Organiseert workshops, bijeenkomsten etc.

Projectplanner:
* Helpt de PM met het opstellen en proactief bewaken van de in- of extern te leveren producten
en activiteiten
* Stelt op basis van het projectplan de planning op
* Bewaakt de planning pro-actief
* Stelt in overleg met de PM een schema op wie welke wijzigingen in de planning kan aanbrengen
* De PM of projectgroeplid voert de planningsactiviteiten uit

Projectoverleg:
Nodigt (in overleg met PM) voor elk overleg de juiste personen uit
Bespreekt een locatie voor het overleg
Draagt zorg voor de benodigde faciliteiten
Verstuurt de stukken aan alle deelnemers
Stelt samen met de PM een agenda op
Verdeelt het verslag tijdig onder de betrokkenen
Spreekt deelnemers aan op het nakomen van afspraken en signaleert afwijkingen
Bewaken en signaleren van de voortgang van de planningen
Projectbeheer = dossierbeheer:
Spin in het web van informatiestromen
Bewaakt de archivering en dossiervorming, zowel digitaal als hardcopy
Is in staat alle verzoeken om projectinformatie efficiënt af te handelen
Zet archief op en beheert dit archief doelmatig


Projectfinanciën:
Draagt zorg voor de financiële administratie
Beheert de facturering
Stelt de conceptopdrachten op in overleg met de PM


Kandidaat heeft minimaal een afgeronde opleiding op MBO niveau Eis (ja-neevraag)
Kandidaat heeft minimaal 5 jaar werkervaring als project assistent, projectsecretaresse of een soortgelijke secretariële, ondersteunende functie, in de afgelopen 8 jaar Eis (ja-neevraag)
Kandidaat heeft werkervaring als project assistent, projectsecretaresse of een soortgelijke secretariële, ondersteunende functie bij een gemeente