Vacature: managementassistent

Referentie: HLS-V19332

Klant / soort bedrijf

vereniging van Gemeente

Werklocatie:

den haag

Functiecategorie

Administratief/secretarieel

Functienaam

Directie secretaresse/management assistent

Opleiding

HBO

Dienstverband

Parttime

Salarisindicatie € / mnd, bruto

in overleg

 

Solliciteren tot: 2 juli 2026

Bedrijfsprofiel

De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 355 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren. Die vraag stellen we ook aan jou!

Beschrijving functie

De managementassistent VNG Realisatie vervult een centrale ondersteunende en verbindende rol
binnen VNG Realisatie en opereert ook als OR-secretaris van VNG Realisatie. De opdracht richt
zich enerzijds op het professioneel, proactief en zorgvuldig ondersteunen van de MT-leden van VNG
Realisatie en anderzijds op het secretarieel en procesmatig ondersteunen van de
ondernemingsraad van VNG Realisatie.

Als managementassistent ben je verantwoordelijk voor het integraal beheren van complexe
agenda’s van de MT-leden. Je plant afspraken, bewaakt prioriteiten, organiseert overleggen en
bijeenkomsten, ondersteunt bij de voorbereiding van gesprekken en vergaderingen en zorgt dat
informatie tijdig beschikbaar is. Je beheert de mailboxen van de MT-leden, signaleert urgentie,
bewaakt opvolging en handelt waar passend zelfstandig of namens de MT-leden berichten af.
De opdracht vraagt om een allround managementassistent die vooruitdenkt, secuur werkt en snel
kan schakelen tussen verschillende onderwerpen, personen en belangen. Je hebt overzicht, brengt
structuur aan en weet in een dynamische omgeving rust en duidelijkheid te creëren. Je voelt goed
aan wat nodig is, stemt eerlijk en open af met de MT-leden en bouwt aan een werkrelatie waarin
vertrouwen, pro activiteit en wederzijds begrip centraal staan.

Als OR-secretaris ondersteun je de ondernemingsraad van VNG Realisatie bij de voorbereiding,
organisatie en verslaglegging van OR-vergaderingen en aanverwante overleggen. Je beheert de
OR-mailbox, bewaakt inkomende vragen en acties, plant vergaderingen, stelt agenda’s op, verzorgt
notulen en actielijsten en bewaakt de opvolging daarvan. Daarbij werk je discreet, zorgvuldig en met
gevoel voor vertrouwelijkheid en interne verhoudingen.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten
De opdracht vraagt om iemand die niet alleen uitvoerend sterk is, maar ook organisatorisch en
procesmatig meedenkt. De kandidaat ziet wat er nodig is, komt met verbetervoorstellen, houdt
overzicht over afspraken en acties en draagt bij aan een professionele en prettige ondersteuning
van het MT en de OR.


De werkzaamheden bestaan onder meer uit:
• Integraal beheren en coördineren van de agenda’s van de MT-leden binnen VNG Realisatie;
• Plannen, voorbereiden en organiseren van afspraken, overleggen, bijeenkomsten en events;
• Beheren van de mailboxen van de MT-leden, inclusief triage, prioritering, signalering en waar passend beantwoorden van e-mails namens de MT-leden;
• Bewaken van afspraken, deadlines, acties en opvolging richting interne en externe betrokkenen;
• Voorbereiden van vergaderingen, inclusief verzamelen en verspreiden van stukken, agenda’s en relevante informatie;
• Organiseren van interne bijeenkomsten, teamactiviteiten en managementgerelateerde events;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor praktische, organisatorische en procesmatige vragen rondom de ondersteunde MT-leden;
• Proactief signaleren van knelpunten in planning, informatievoorziening en opvolging en doen van verbetervoorstellen;
• Afstemmen met andere managementassistenten, directieondersteuning, staf, HR, communicatie, facilitaire ondersteuning en andere interne teams;
• Secretarieel ondersteunen van de ondernemingsraad van VNG Realisatie;
• Beheren van de OR-mailbox en bewaken van inkomende vragen, signalen en acties;
• Plannen en organiseren van OR-vergaderingen en aanverwante overleggen;
• Opstellen en bewaken van agenda’s, notulen, besluitenlijsten en actielijsten van OR overleggen;
• Zorgdragen voor een zorgvuldige, vertrouwelijke en tijdige informatievoorziening richting OR-leden en betrokkenen;
• Bewaken van de voortgang van OR-acties en gemaakte afspraken;
• Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie, personele aangelegenheden en organisatiegevoelige onderwerpen.


Het resultaat van de opdracht is dat de MT-leden van VNG Realisatie professioneel, proactief en
betrouwbaar worden ondersteund in hun dagelijkse werkzaamheden. Agenda’s, mailboxen,
afspraken, overleggen en acties zijn strak georganiseerd, waardoor de MT-leden maximaal worden
ontzorgd en zich kunnen richten op inhoudelijke aansturing, besluitvorming en samenwerking.
Daarnaast is de ondersteuning van de ondernemingsraad van VNG Realisatie zorgvuldig en
voorspelbaar ingericht. OR-vergaderingen zijn goed voorbereid, notulen en actielijsten zijn tijdig
beschikbaar, de OR-mailbox wordt adequaat beheerd en acties worden actief bewaakt en
opgevolgd.

eisen.
• Een minimaal afgeronde hbo-opleiding.
• Minimaal 7 jaar ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of officemanager.
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer en mailboxbeheer voor minimaal één leidinggevende.
• Aantoonbare ervaring met notuleren en actiebewaking in bestuurlijke of organisatorische context

2. Wensen
1. Aantoonbare ervaring met secretariële ondersteuning van een ondernemingsraad, medezeggenschapsraad, commissie, bestuur of vergelijkbaar overlegorgaan, inclusief agendering, notulering en actiebewaking.
2. Aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een complexe publieke organisatie, zoals een gemeente, ministerie, uitvoeringsorganisatie, samenwerkingsverband of organisatie als VNG/VNG
3. Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van meerdere managementleden gelijktijdig binnen een organisatie van minimaal 300 fte, inclusief complex agendabeheer, mailboxbeheer, prioritering en het bewaken van acties.
4. Aantoonbare ervaring met het voorbereiden, plannen en organiseren van bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten binnen een vereniging of belangenbehartigingsorganisatie.