Vacature: Directiesecretaresse

Referentie: HLS-V19332

Klant / soort bedrijf

vereniging van Gemeente

Werklocatie:

den haag

Functiecategorie

Administratief/secretarieel

Functienaam

Directie secretaresse/management assistent

Opleiding

HBO

Dienstverband

Parttime

Salarisindicatie € / mnd, bruto

in overleg

 

Solliciteren tot: 22 mei 2026

Bedrijfsprofiel

De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 355 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren. Die vraag stellen we ook aan jou!

Beschrijving functie

De directie van VNG Realisatie bestaat uit een directeur en wordt ondersteund door
directieondersteuning en staffuncties, evenals de CIO/CTO-rol. De directeur geeft leiding aan de
organisatie van ca. 120 vaste medewerkers en treedt op als boegbeeld richting externe partners
en stakeholders, met bijzondere aandacht voor strategische en politiek-bestuurlijk gevoelige
dossiers.

De directieondersteuning en staffuncties ondersteunen de organisatie breed. Dit betreft onder
andere secretariële ondersteuning. Doel hiervan is om medewerkers optimaal te ontzorgen, zodat
zij zich volledig kunnen richten op de dienstverlening aan gemeenten.
VNG Realisatie is inhoudelijk georganiseerd in 6 basisteams:
• Team Common Ground;
• Team CIO/CTO;
• Digitalisering en uitvoerbaarheid overheidsbreed;
• Informatievoorziening en dienstverlening gemeenten;
• Implementatie- en uitvoeringsondersteuning domeinen;
• Collectieve diensten gemeenten.


De directiesecretaresse van de directeur VNG Realisatie vervult een sleutelrol in de hoogwaardige
ondersteuning van de directeur binnen een complexe bestuurlijke en ambtelijke omgeving. De
opdracht richt zich op het optimaal ontzorgen van de directeur door het regisseren van een zeer
complexe agenda, het organiseren van besluitvormingsprocessen en het zorgvuldig afstemmen met
interne en externe topfunctionarissen binnen en buiten de VNG-omgeving.
Verder is de directiesecretaresse verantwoordelijk voor het integraal en proactief beheren van de
agenda van de directeur VNG Realisatie, waarbij sprake is van veelvuldig schakelen met
bestuurlijke en (top)ambtelijke stakeholders, waaronder directeuren, gemeentelijke en
rijksvertegenwoordigers en strategische partners. Hierbij wordt voortdurend gestuurd op prioritering,
urgentie, bestuurlijke gevoeligheid en samenhang.

Daarnaast organiseert de directiesecretaresse MT-vergaderingen, strategische overleggen en
bestuurlijke sessies, en draagt zorg voor een zorgvuldige voorbereiding, verslaglegging en
bewaking van besluitvorming en opvolging. Zij fungeert als eerste inhoudelijke en procesmatige
schakel voor inkomende informatie, waarbij actief wordt gescreend, geprioriteerd en doorgeleid
binnen de juiste gremia.

De directiesecretaresse ondersteunt de directeur tevens bij de voorbereiding van bestuurlijke
stukken, annotaties en correspondentie, op basis van inhoudelijke input vanuit de organisatie.
Daarnaast bewaakt zij de voortgang van dossiers en besluiten en zorgt zij voor tijdige signalering,
rappel en structurele opvolging in nauwe afstemming met de directeur en betrokken stakeholders.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
• Regisseren en integraal beheren van de complexe agenda van de directeur VNG Realisatie, inclusief afstemming met (top)ambtelijke en bestuurlijke stakeholders;
• Coördineren van MT-vergaderingen, strategische overleggen en bestuurlijke bijeenkomsten met interne en externe partners;
• Voorbereiden, organiseren en vastleggen van vergaderingen, inclusief verslaglegging, actielijsten en bewaking van besluitvorming en opvolging;
• Fungeren als eerste inhoudelijk en procesmatig aanspreekpunt voor inkomende stukken, e-mail en informatie (triage, prioritering en doorgeleiding);
• Voorbereiden en (laten) opstellen van bestuurlijke annotaties, notities en correspondentie voor de directeur;
• Verzorgen van een consistente en tijdige informatievoorziening richting MT, interne organisatieonderdelen en externe (bestuurlijke) partners;
• Actief bewaken van voortgang op dossiers en besluiten, inclusief signaleren, rappelleren en opvolging organiseren;
• Afstemming met MT-leden, bestuurssecretariaat en interne ondersteunende teams over planning, prioritering en acties;
• Proactief signaleren van knelpunten in processen, planning en besluitvorming en doen van verbetervoorstellen richting directeur en MT-omgeving.

Eisen
• Afgeronde HBO-opleiding in de richting van bestuurskunde, management of vergelijkbaar.
• Minimaal 7 jaar ervaring als directiesecretaresse binnen een gemeente, ministerie of internationale publieke organisatie, opgedaan in de afgelopen 15 jaar.
• Minimaal 5 jaar ervaring met het beheren en coördineren van complexe agenda’s, het organiseren van overleggen (zoals MT-vergaderingen) en het bewaken van besluitvorming, actielijsten en opvolging
• Aantoonbare ervaring met het zelfstandig opstellen van notities, annotaties, correspondentie en verslaglegging in een bestuurlijke of directieomgeving, blijkend uit het CV

Competenties
• Organisatiesensitiviteit
• Nauwkeurigheid
• Pro activiteit
• Planningsvaardigheid
• Discretie
• Stressbestendigheid
• Communicatief
• Samenwerkingsgericht

Wensen
Aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse binnen een complexe netwerkorganisatie waarin afstemming en samenwerking is met meerdere stakeholders/samenwerkingspartners.
aantoonbare werkervaring met organisatorische en procesmatige werkzaamheden, zoals het plannen, structureren, coördineren en verbeteren van werkprocessen.
aantoonbare ervaring heeft met het ondersteunen van bestuurlijke besluitvorming en het voeren van (proactieve) regie op werkzaamheden en besluitvormingsprocessen binnen een bestuurlijke context. Blijkend uit referentieprojecten.
aantoonbare werkervaring heeft binnen gemeentelijke of vergelijkbare publieke organisaties.
Ervaring binnen gemeenten of vergelijkbare samenwerkingsverbanden (bijv. intergemeentelijke samenwerkingen, uitvoeringsorganisaties of organisaties zoals VNG Realisatie)