Vacature: Projectmedewerker - Projectmanagementbureau

Referentie: HLS-V19063

Klant / soort bedrijf

gemeentelijke instelling

Werklocatie:

Rotterdam

Functiecategorie

Administratief/secretarieel

Functienaam

Office manager

Opleiding

MBO, HBO

Dienstverband

Fulltime

Salarisindicatie € / mnd, bruto

3250 tot 3750

 

Direct solliciteren

Bedrijfsprofiel

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.

Beschrijving functie

Jij bent het eerste aanspreekpunt voor alle administratieve en facilitaire zaken. Een zelfstandige rol waarbij je ondersteunende en secretariële werkzaamheden verricht ten behoeve van het project. Voor de projectmanager(s) ben je een echte “ontzorger”. Jij bent een spin in het web en kan verschillende werkzaamheden uitvoeren. Jij bent flexibel ingesteld en kan snel schakelen.

Naast facilitaire (basis)werkzaamheden, zoals het bijhouden van de (complexe) agenda’s en het boeken van vergaderzalen, ondersteun je de projectmanager bij de planning en het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden. Hoe groter een project, des te complexer de processen daarvan. Des te belangrijker dat de communicatie en coördinatie daarbinnen goed geregeld is. Je verzorgt o.a. de coördinatie van de agenda, verslaglegging d.m.v. notulen en je bewaakt de voortgang op de acties. Hiernaast ben jij ook bereid om ad-hoc ”spoedzaken” op te pakken maar ook te helpen met de organisatie van participatiebijeenkomsten, teamactiviteiten, borrels etc.

Jouw profiel
Als resultaatgerichte projectmedewerker weet jij wat nodig is om je team optimaal te ontzorgen en ondersteunen, in zowel een faciliterende als een actieve rol. Je bent initiatiefrijk en komt uit jezelf met voorstellen en ideeën en onderneemt actie waar nodig. Je zoekt proactief naar praktische verbeteringsmogelijkheden. Werken in projectmanagement betekent dat je planmatig en accuraat te werk gaat. Je stelt je flexibel op en past je eigen handelen aan bij te verwachten afwijkende resultaten. Je werkt zelfstandig aan het zorgvuldig en met grote precisie uitvoeren van taken en maakt taken tijdig af. Je levert tijdig het afgesproken resultaat en koppelt op tijd terug als dit niet lukt.
Als projectmedewerker is het belangrijk dat je stressbestendig bent. Je functioneert effectief onder tijdsdruk en blijf rustig en vriendelijk, je sluit je niet af. Bij (tijds)druk stel je prioriteiten en blijf je doeltreffend handelen. Verder accepteer je kritiek of tegenwerpingen en kan je dit relativeren. Uiteraard staat integriteit bij jou hoog in het vaandeel en heb je een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Je bent je bewust van de omgeving en je bent betrokken. Je kunt goed luisteren en komt waar mogelijk tegemoet aan (on-)uitgesproken wensen van de projectmanager, handelt hiernaar en geeft prioriteit aan servicebereidheid en klanttevredenheid. Tot slot ben je communicatief en adviesvaardig en spreek je de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift.

Eisen
•Je beschikt over minimaal een afgeronde opleiding op MBO4 niveau;
•Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als projectmedewerker met ondersteunende werkzaamheden
•Je hebt aantoonbare ervaring met notuleren in een projectteam;
•Je hebt ervaring met agendabeheer;
•Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift uitstekend;
•Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft Officeprogramma’s (Excel, Word, Outlook en MS-teams).


Wensen
•Je hebt ervaring met RSPW;
•Je hebt ervaring met Prince2.
•minimaal 1 jaar ervaring met werken bij een gemeentelijke organisatie met meer dan 250.000 inwoners.
•ervaring met Oracle en/of One Drive.