Vacature: Managementassistent (senior)

Referentie: HLS-V19056

Klant / soort bedrijf

gemeentelijke instelling

Werklocatie:

Rotterdam

Functiecategorie

Administratief/secretarieel

Functienaam

Directie secretaresse/management assistent, Office manager, Secretaresse

Opleiding

MBO, HBO

Dienstverband

Parttime

Salarisindicatie € / mnd, bruto

in overleg

 

Direct solliciteren

Bedrijfsprofiel

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.

Beschrijving functie

Voor onze opdrachtgever zoeken wij een enthousiaste collega met een open houding die het leuk vindt om, samen met zijn/haar collega’s van het secretariaat, het managementteam op een proactieve wijze te ondersteunen.

Het managementteam kent een dynamische werkwijze; strak kunnen plannen en daarbinnen snel kunnen schakelen is een must. Je bent verantwoordelijk voor de agenda van een aantal MT-leden, agendabeheer is dan ook een belangrijk onderdeel van je functie. Ook wordt in deze functie van jou verwacht dat je de MT-vergaderingen kunt notuleren. Je bent samen met je collega’s het aanspreekpunt voor het hele managementteam en de afdeling. We verwachten van jou dat jij je communicatiestijl weet af te stemmen op de doelgroep en hierbij de belangen van het managementteam en de zakelijke relatie weet te behartigen.

Ieder lid van het managementteam heeft een portefeuille waarvoor hij/zij verantwoordelijk is. Binnen deze portefeuille heb jij een ondersteunende rol. Tegelijkertijd ben jij de oren en ogen van het managementteam op de afdeling en binnen de organisatie. Daar waar jij kansen of valkuilen ziet voor het managementteam of de afdeling pak jij deze op. Je vindt het leuk om de mogelijkheden te onderzoeken en koppelt dit terug aan het managementteam. Ook ben je in staat om als een sparringpartner samen te werken met het managementteam.

Je staat sterk in je schoenen en durft het managementteam gevraagd en ongevraagd te adviseren. Samenwerken is een werkwoord; wij verwachten van jou dat je in staat bent om samen te werken met het managementteam en je collega’s van het secretariaat. Kortom, je bent een echte teamplayer. Transparantie is hierbij belangrijk en je laat zien dat je doet wat je zegt.

Taken
Complex agendabeheer
Vergaderingen plannen
Faciliteren van vergaderingen; reserveren vergaderzalen, lunch etc.
Aanspreekpunt/ vraagbaak voor collega’s van de afdeling
Mailbox beheer en hierop actie ondernemen
Archivering van stukken
Rapportages en budgetteringen opstellen
Inkoopprocedures uitvoeren
Notuleren van complexe overleggen
Inhoudelijke portefeuille ondersteuning

Eisen
succesvol afgeronde MBO 4 opleiding secretarieel of gelijkwaardig met HBO werk- en denkniveau;
Minimaal vijf jaar ervaring in de rol van managementassistent, opgedaan in de afgelopen 8 jaar;
Werkervaring met het werken voor meerdere managers tegelijk;
Uitstekende beheersing van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel);
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
Affiniteit met het werkveld van Stadsontwikkeling;
Kandidaat is flexibel inzetbaar en beschikbaar op woensdag en vrijdag.

Wensen
Affiniteit met communicatietechnieken;
Ervaring met het schrijven van nieuwsbrieven en publiceren van nieuwsberichten op interne communicatiekanalen;
Affiniteit met werken voor het publieke domein/non-profit.

Competenties
Samenwerken/teamspeler;
Stressbestendig: werken in een dynamische en complexe werkomgeving;
Om kunnen gaan met weerstand/sterk in de schoenen staan;
Adviesvaardigheid;
Klantgerichtheid;
Transparant;
Accuraat;
Flexibel;